Voorwaarden.

1. Algemeen

Alle aanbiedingen, offertes en overeenkomsten met betrekking tot de verkoop van producten en het verlenen van diensten door Vanden Broele NV, Stationslaan 23, 8200 Brugge (RPR Brugge – 0451.355.351 – BTW BE 0451.355.351) (“Vanden Broele”) worden beheerst door de hieronder vermelde algemene voorwaarden (“Algemene voorwaarden”).
Voor specifieke diensten of producten kunnen bijzondere voorwaarden (“Bijzondere voorwaarden”) van toepassing zijn. De bijzondere voorwaarden hebben telkens betrekking op een specifieke dienst of een specifiek product. Bijzondere voorwaarden primeren op de algemene voorwaarden.
Wijzigingen aan en/of afwijkingen ten opzichte van de bijzondere voorwaarden en/of de algemene voorwaarden zijn slechts geldig als ze opgenomen zijn in de offerte uitgaand van Vanden Broele of het voorwerp uitmaken van een schriftelijk akkoord tussen de klant (“Klant”) en Vanden Broele.
De algemene en/of andere voorwaarden van de Klant zijn niet van toepassing, zelfs indien deze bepalingen stellen dat zij als enige gelden.
Vanden Broele en de Klant kunnen individueel “Partij” en gezamenlijk “Partijen” worden genoemd.

2. Opmaak offertes

Tenzij andersluidend beding op de offerte, heeft een offerte een geldigheidsduur van 30 kalenderdagen.

3. Producten en diensten - Rechten en plichten van de Partijen

Tenzij uitdrukkelijk anders bepaald in de algemene voorwaarden of in de offerte zijn de verbintenissen van Vanden Broele middelenverbintenissen. Vanden Broele zal zich steeds als goede huisvader gedragen in het kader van de uitvoering van de overeenkomst.
De eventuele ingeschatte einddatum waarop een opdracht wordt opgeleverd, wordt bij wijze van inlichting verstrekt en is derhalve niet bindend.
Vanden Broele garandeert over de vereiste knowhow en ervaring te beschikken om de uitvoering van de diensten te verzekeren. Vanden Broele zal enkel medewerkers toewijzen aan de uitvoering van de diensten die over voldoende kennis en ervaring beschikken om de diensten correct uit te voeren.
Abonnementsproducten en -diensten
1. De hieronder vermelde bepalingen omschrijven de verschillende bestellingen die de Klant bij Vanden Broele kan plaatsen.
2. Boeken (los- en vastbladig)
  1. Bij de bestelling van een boek kan de Klant een abonnement op een boekenreeks bestellen. In dat geval bestelt de Klant het betreffende boek, evenals de toekomstige boeken die in de betreffende reeks zullen verschijnen.
  2. De Klant kan zijn abonnement op een boekenreeks op elk ogenblik schriftelijk opzeggen overeenkomstig artikel 3.6 van deze algemene voorwaarden. De opzegging gaat in na het verschijnen van het volgende boek in de reeks, d.w.z. de Klant zal na opzegging het eerstvolgend uitgegeven boek van de reeks nog steeds ontvangen en dienen te betalen.
  3. Bij bestelling van losbladige uitgaven worden aanvullingen van de uitgave automatisch opgestuurd en verrekend aan de op het ogenblik van verschijnen geldende paginaprijs.
3. Tijdschriften
  1. De Klant die een abonnement op een tijdschrift bestelt, bestelt alle afleveringen van dat tijdschrift in de betreffende jaargang.
  2. Een abonnement op een tijdschrift wordt telkenmale stilzwijgend verlengd voor de volgende jaargang, behoudens opzeg uiterlijk één (1) maand voor het einde van de lopende jaargang, overeenkomstig de bepalingen van artikel 3.6 van de algemene voorwaarden.
  3. De Klant ontvangt per jaargang op voorhand een factuur.
4. Online databanken en software
  1. De Klant die een abonnement op een online databank of software bestelt, bestelt een gebruiksrecht voor een welbepaalde periode (3 maanden, 6 maanden of 1 jaar).
  2. Een abonnement op een online databank of een software wordt telkenmale stilzwijgend verlengd voor eenzelfde periode als de initieel bestelde periode, behoudens opzeg uiterlijk één (1) maand voor het einde van de lopende periode, overeenkomstig de bepalingen van artikel 3.6 van de algemene voorwaarden.
  3. De Klant ontvangt per periode op voorhand een factuur.
5. Advertenties
  1. De Klant kan de plaatsing van advertenties gedurende een welbepaalde periode (3 maanden, 6 maanden of 1 jaar) of voor een bepaalde jaargang bestellen.
  2. Een abonnement voor de plaatsing van advertenties wordt telkenmale stilzwijgend verlengd voor eenzelfde periode als de initieel bestelde periode, dan wel voor de volgende jaargang, behoudens opzeg uiterlijk één (1) maand voor het einde van de lopende periode c.q. de lopende jaargang, overeenkomstig de bepalingen van artikel 3.6 van de algemene voorwaarden.
  3. De Klant ontvangt per periode c.q. jaargang, op voorhand een factuur.
Niet-abonnementsproducten en -diensten
1. Boeken (los- en vastbladig)
  1. De bestelling van de Klant is definitief en onherroepelijk.
2. Opleidingen
  1. De bestelling van deelname aan een opleiding geldt voor een bepaalde datum en een bepaalde locatie.
  2. De Klant kan de deelname aan een opleiding annuleren of, in de mate van het mogelijke, verplaatsen, door een schriftelijke kennisgeving overeenkomstig artikel 3.6 van de algemene voorwaarden. De annulatie of de verplaatsing (bv. een andere datum of locatie) is kosteloos indien zij gebeurt uiterlijk zeven (7) dagen voor de datum waarop de opleiding plaatsvindt. Bij annulatie binnen een termijn van zeven (7) dagen voor de datum waarop de opleiding plaatsvindt of indien de Klant niet deelneemt aan de opleiding, blijft het volledige bedrag van de opleiding verschuldigd. De Klant kan zich steeds zonder bijkomende kosten laten vervangen door een andere deelnemer binnen zijn organisatie.
  3. Vanden Broele is gerechtigd een opleiding te annuleren zonder enige schadevergoeding verschuldigd te zijn tot zeven (7) dagen voor de datum waarop de opleiding plaatsvindt.
  4. Indien de fysieke opleiding door Vanden Broele niet kan worden aangeboden op de voorziene datum omwille van overmacht, stemt de cliënt uitdrukkelijk in dat de opleiding eveneens digitaal (indien de aard van de opleiding dit zou toelaten) of fysiek op een latere datum kan aangeboden worden. Onder overmacht wordt ondermeer begrepen: overheidsmaatregelen die fysieke bijeenkomsten verbieden, sterk inperken of sterk afraden (onder meer omwille van ziekte of epidemie).
3. Advertenties
  1. De Klant kan de éénmalige plaatsing van een advertentie bestellen. De bestelling van de Klant is definitief en onherroepelijk.
4. Consultancy
  1. De Klant kan extra bijstand vragen van Vanden Broele met betrekking tot de technische installatie van het product. De bestelling van de Klant is definitief en onherroepelijk.
5. Digitaliseren van aktes Burgerlijke Stand
  1. De bestelling van de Klant is definitief en onherroepelijk.
Opzegging
1. De opzegging van abonnementen gebeurt per e-mail naar admin@vandenbroele.be.
2. De annulering van deelname aan opleidingen of het verzoek tot verplaatsing van deelname gebeurt per e-mail naar opleidingen@vandenbroele.be.
Specifieke clausules voor Klanten die de hoedanigheid van consument hebben
1. De onderstaande clausules zijn uitsluitend van toepassing op Klanten die de hoedanigheid van consument hebben.
2. Algemeen
  1. In tegenstelling tot hetgeen is vermeld in artikel 3.1 en 3.2 vindt de levering plaats uiterlijk binnen een termijn van 30 dagen na het plaatsen van de bestelling, tenzij anders overeengekomen of tenzij dit anders werd aangeduid bij het bestelproces.
  2. De door Vanden Broele geleverde goederen zijn onderworpen aan de wettelijke waarborg van conformiteit overeenkomstig artikel 1649bis B.W. e.v.
3. Herroepingsrecht
  1. Bij overeenkomsten op afstand beschikt de Klant die de hoedanigheid van consument heeft over het recht, gedurende een termijn van 14 dagen, om de overeenkomst op afstand zonder opgave van redenen te herroepen. Voormelde termijn verstrijkt 14 dagen na: (a) voor dienstenovereenkomsten, de dag waarop de overeenkomst wordt gesloten en (b) voor verkoopovereenkomsten, de dag waarop de Klant de goederen in ontvangst neemt.
  2. In geval de Klant zijn herroepingsrecht uitoefent, dan zal hij de goederen uiterlijk binnen een termijn van 14 dagen aan Vanden Broele terugzenden. De Klant draagt de kosten van het terugzenden van de goederen.
  3. De uitoefening van het herroepingsrecht kan, behoudens de andere mogelijkheden voorzien bij wet, eveneens worden uitgeoefend door een kennisgeving aan admin@vandenbroele.be.
  4. De Klant beschikt niet over een herroepingsrecht bij dienstenovereenkomsten na volledige uitvoering van de dienst, als de Klant voorafgaand uitdrukkelijk instemde met de uitvoering en erkende het herroepingsrecht in dat geval te verliezen.
  5. De Klant beschikt niet over een herroepingsrecht voor overeenkomsten voor de levering van digitale inhoud die niet op een materiële drager is geleverd, als de Klant voorafgaand uitdrukkelijk instemde met de aanvang van de uitvoering en erkende het herroepingsrecht in dat geval te verliezen.

4. Prijs en betaling

Vanden Broele zal de producten en diensten factureren overeenkomstig de modaliteiten vermeld in de bijzondere voorwaarden, dan wel de algemene voorwaarden. Indien deze voorwaarden geen vermeldingen bevatten, dan worden de producten en diensten vooraf gefactureerd.
Tenzij uitdrukkelijk anders bepaald, zijn alle door Vanden Broele vermelde prijzen in euro, inclusief btw en andere belastingen en heffingen. Tenzij uitdrukkelijk anders vermeld, omvat de prijs eveneens de verzendingskosten voor verzendingen binnen België. Verzendingen naar het buitenland zijn nooit inbegrepen in de prijs. Vanden Broele zal de prijs van verzendingen naar het buitenland afzonderlijk meedelen. Alle kosten in verband met de producten en diensten die niet in de prijs zijn inbegrepen, worden door de Klant betaald.
Alle prijzen en vergoedingen van producten en diensten met een duurtijd van meer dan 1 jaar worden jaarlijks op 1 januari geïndexeerd.
Facturen zijn betaalbaar 30 dagen na factuurdatum. Bij niet-tijdige betaling door de Klant heeft Vanden Broele, van rechtswege en zonder ingebrekestelling, recht op de betaling van een interest overeenkomstig (a) de Wet van 2 augustus 2002 tot bestrijding van betalingsachterstand in commerciële transacties indien de Klant niet de hoedanigheid van consument heeft of (b) de wettelijke interestvoet indien de Klant de hoedanigheid van consument heeft, evenals op een forfaitaire schadevergoeding van 10 % van het openstaande bedrag met een minimum van 75 euro. Voor elke aanmaning die per post wordt verstuurd, is een vergoeding van 7,5 euro verschuldigd.
Elke klacht betreffende een factuur moet binnen tien (10) kalenderdagen na ontvangst van de desbetreffende factuur door middel van een aangetekend schrijven aan Vanden Broele worden bezorgd. Na deze periode wordt geen rekening meer gehouden met enige claim hieromtrent. Een klacht kan in geen geval de opschorting van de betaling rechtvaardigen.
Elke niet-betaling van een factuur op de vervaldatum brengt de eisbaarheid mee van de facturen die op dat ogenblik zijn opgesteld lastens de Klant.
Bij niet-betaling van een factuur heeft Vanden Broele het recht om de uitvoering van de overeenkomst zonder voorafgaande kennisgeving op te schorten.

5. Aansprakelijkheid

De totale aansprakelijkheid van Vanden Broele is beperkt, per opdracht, tot maximaal het laagste van de volgende bedragen: (a) een bedrag gelijk aan de bedragen betaald door de Klant aan Vanden Broele voor de betreffende opdracht of (b) 5.000 euro.
Vanden Broele is niet aansprakelijk voor onrechtstreekse of gevolgschade, zoals (maar niet beperkt tot) verlies van omzet, verlies van winst, verlies van goodwill, verlies van een kans, verlies of beschadiging van gegevens, ...
Deze aansprakelijkheidsbeperking is niet van toepassing in geval van fraude, opzettelijke fout of lichamelijke letsel en overlijden veroorzaakt door de fout van een Partij.

6. Intellectuele eigendom

Vanden Broele blijft te allen tijde eigenaar van alle intellectuele en andere eigendomsrechten op alle door haar geleverde producten en resultaten van diensten (in voorkomend geval, met inbegrip van de broncode daarvan), tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders overeengekomen.
Indien Vanden Broele materialen van derden levert aan de Klant, dan verkrijgt de Klant hierop een gebruiksrecht in overeenstemming met de licentie die van toepassing is op dergelijk materiaal.

7. Vertrouwelijkheid

De Partijen verbinden er zich toe om alle vertrouwelijke informatie van de andere Partij vertrouwelijk te behandelen en ze niet aan derden mee te delen, tenzij voor zover nodig is voor de uitvoering van de overeenkomst en op voorwaarde dat deze derden verbonden worden tot vertrouwelijkheidsverplichtingen die substantieel gelijkwaardig zijn aan deze vervat in deze algemene voorwaarden. De Partij die vertrouwelijke informatie ontvangt zal deze enkel gebruiken in de context van de opdracht.

8. Algemene bepalingen

De geldigheid van de bijzondere voorwaarden, de algemene voorwaarden of de offerte wordt niet aangetast door de nietigheid van een of meerdere van hun clausules. De Partijen verbinden zich ertoe, de clausule die nietig wordt verklaard, te vervangen door een clausule die zo dicht mogelijk de economische bedoeling benadert van de nietig verklaarde clausule.
Het niet-opeisen van een recht of het niet-toepassen van een sanctie door een van de Partijen houdt geenszins een afstand van recht in.
De titels zijn louter informatief en strekken niet tot interpretatie.
Vanden Broele is gerechtigd de overeenkomst als referentie te gebruiken.
Vanden Broele mag haar rechten en plichten voortvloeiend uit de overeenkomst, zonder voorafgaandelijke toestemming van de Klant overdragen. Vanden Broele mag zonder voorafgaandelijke toestemming van de Klant onderaannemers aanstellen voor de uitvoering van de diensten, met dien verstande evenwel dat Vanden Broele volledig aansprakelijk blijft voor de uitvoering van de diensten door deze onderaannemers.
Geen der Partijen is verantwoordelijk voor schade veroorzaakt door de niet-nakoming of de vertraging bij de nakoming van de verplichtingen die voortvloeien uit overmacht, waaronder oorlog, oproer, terrorisme, aanslagen, staking, sociale conflicten, ongevallen, brand, overstromingen en telecommunicatiestoringen. De Partijen zullen te goeder trouw overleggen op welke wijze zij de gevolgen van overmacht zullen opvangen.

9. Toepasselijk recht en jurisdictie

De algemene voorwaarden worden beheerst door het Belgische recht.
Alle geschillen voortvloeiend uit of met betrekking tot de overeenkomst zullen worden onderworpen aan de exclusieve bevoegdheid van de rechtbanken te Brugge. Voor consumenten blijven de bepalingen van artikel 624, 1°, 2° en 4° Ger. W. onverkort gelden.
De consument kan steeds een geschil voorleggen aan de geschillencommissie via het ODR platform (http://ec.europa.eu/consumers/odr/).

10. Verwerkersovereenkomst

In het kader van de AVG, is Vanden Broele NV, verwerker van persoonsgegevens voor de applicaties vermeld onder punt 3.

De Klant is verwerkingsverantwoordelijke.

10.1. Algemene context en voorafgaande bepalingen

De verwerkingsverantwoordelijke beschikt over persoonsgegevens, waarvan hij bepaalde aspecten van de verwerking ervan wil toevertrouwen aan de verwerker. Deze overeenkomst heeft als doel de uitvoering en de organisatie van die verwerking door de verwerker te regelen.

Alle betrokken partijen verbinden er zich principieel en uitdrukkelijk toe om volgende bepalingen na te leven:

Wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.
Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), in werking getreden op 24/05/2016 en effectief van toepassing vanaf 25/05/2018.
Minimale veiligheidsnormen Kruispuntbank Sociale Zekerheid (KSZ) - Minimale Normen Versie 2015 (ISO 27002:2013).
Richtsnoeren met betrekking tot de informatiebeveiliging van persoonsgegevens in steden en gemeenten, in instellingen die deel uitmaken van het netwerk dat beheerd wordt door de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid en bij de integratie van OCMW – Gemeente. Versie: 3.0.
Andere relevante regelgeving.

10.2. Contractuele bepalingen

Indien gelijk welke bepaling van deze overeenkomst wordt vernietigd of op eender welke andere wijze ongeldig wordt verklaard, blijft de rest van de overeenkomst bestaan en wordt de bewuste bepaling vervangen door een geldige bepaling die zo goed mogelijk de initiële bedoeling van de partijen weergeeft.

Wijzigingen van of aanvullingen op deze overeenkomst worden tussen de verwerker en de verwerkingsverantwoordelijke schriftelijk overeengekomen. Wijzigingen of aanvullingen worden vastgelegd in een addendum bij deze verwerkersovereenkomst en zijn pas bindend als dit addendum door beide partijen is ondertekend.

10.3. Opdracht context

Onderhavige verwerkersovereenkomst kadert binnen de afspraken die beide partijen maakten in afgesloten en/of af te sluiten overeenkomsten en de bijhorende bijlagen en heeft louter als doel de afspraken te formaliseren die tussen partijen worden gemaakt met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), in werking getreden op 24/05/2016 en effectief van toepassing vanaf 25/05/2018.

De verwerker handelt uitsluitend in opdracht van de verwerkingsverantwoordelijke en zal persoonsgegevens slechts inzien en/of verwerken indien en voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst. Hierbij zal de verwerker alle redelijke en gedocumenteerde instructies van de verwerkingsverantwoordelijke opvolgen.

Overeenkomstig deze gedocumenteerde instructies en de bepalingen van deze overeenkomst zal de verwerker ten behoeve van de verwerkingsverantwoordelijke enkel persoonsgegevens verwerken voor de volgende doeleinden (ook gekend als finaliteit):

Hosting en onderhoud van één of meerdere van de applicaties van Vanden Broele (niet-exhaustieve lijst):
- ScanSearch
- eGovFlow
- eSignFlow
- DABS
- ReligioPoint
- ReligioSoft
- Subsidiemanager
- VKADMIN

Scanning en digitaliseren van registers Burgelijke Stand of andere dossiers

De partijen kunnen via een eenvoudig aanhangsel bij deze verwerkingsovereenkomst nieuwe applicaties of verwerkingen toevoegen.

De verwerker houdt een register bij van de verwerkingsactiviteiten die zij ten behoeve de verwerkingsverantwoordelijke verricht. De AVG somt de elementen op die in het register moeten worden opgenomen, meer bepaald terug te vinden onder ‘artikel 30 - Register van de verwerkingsactiviteiten’ van de AVG.

Op eenvoudig redelijk verzoek van de verwerkingsverantwoordelijke is de verwerker ertoe gehouden dit register voor te leggen. De verwerker engageert zich om het register operationeel te hebben tegen uiterlijk 24 mei 2018.

De verwerker zal de verwerkingsverantwoordelijke, tegen redelijke vergoeding, bijstaan bij (a) de naleving door de verwerkingsverantwoordelijke van diens eigen verplichtingen onder de artikelen 32 tot 36 van de AVG en (b) alle verzoeken van betrokkenen met betrekking tot de uitoefening van hun rechten.

10.4. Geheimhouding en vertrouwelijkheid

De verwerker is verplicht tot geheimhouding van de persoonsgegevens die hij van de verwerkingsverantwoordelijke ontvangt. Uitzondering op deze regel is slechts mogelijk voor zover een wettelijk voorschrift of een rechterlijk bevel de verwerker tot mededelen verplicht of wanneer de gegevensverstrekking plaatsvindt in opdracht van de verwerkingsverantwoordelijke.

Elke wettelijk verplichte mededeling van de persoonsgegevens aan derden moet door de verwerker vooraf ter kennis worden gebracht aan verantwoordelijke voor de verwerking, tenzij dit wettelijk niet toegestaan is.

De geheimhouding blijft van kracht tot 10 jaar na het overdragen of beëindigen van deze overeenkomst.

10.5. Gebruik van gegevens

10.5.1. Gegevensdeling

Gegevens mogen door de verwerker alleen worden verwerkt voor de doeleinden die in deze overeenkomst omschreven worden. De verwerkingsverantwoordelijke machtigt de verwerker deze gegevens mee te delen aan alle personen, instellingen en instanties die rechtstreeks deelnemen aan de uitvoering van de opdracht en gemachtigd zijn om die gegevens te ontvangen.

De mededeling van gegevens aan derden die niet rechtstreeks deelnemen aan de uitvoering van de opdracht, is verboden, tenzij dit door of krachtens de wet of krachtens een rechterlijk bevel wordt opgelegd. Elke wettelijk verplichte mededeling van de persoonsgegevens aan derden moet door de verwerker vooraf ter kennis worden gebracht aan verantwoordelijke voor de verwerking, behoudens indien dit wettelijk niet toegestaan is.

10.5.2. Onderaanneming

Voor de praktische uitvoering van de opdracht kan de verwerker onderaannemingscontracten afsluiten met derden.

De verwerkingsverantwoordelijke stemt hierbij specifiek in met de aanstelling van Vanden Broele Productions BVBA, Vanden Broele Invest BVBA en Novado BVBA als subverwerker.

De verwerkingsverantwoordelijke stemt hierbij over het algemeen in met het subverwerken van persoonsgegevens door subverwerkers om de doeleinden te bereiken. Indien de verwerker de verwerking van persoonsgegevens namens de verwerkingsverantwoordelijke (gedeeltelijk) uitbesteedt, dan doet de verwerker dit steeds door middel van een schriftelijke overeenkomst met de subverwerker die dezelfde of minstens evenwaardige gegevensbeschermingsverplichtingen oplegt aan de subverwerker als de verplichtingen die onder deze overeenkomst zijn opgelegd aan de verwerker. Indien de subverwerker er niet in slaagt om zijn gegevensbeschermingsverplichting te vervullen krachtens een dergelijke schriftelijke overeenkomst, zal de verwerker volledig aansprakelijk blijven ten opzichte van de verwerkingsverantwoordelijke voor de naleving van deze verplichtingen.

De verwerker houdt een actuele lijst bij van de actieve onderaannemingscontracten met subverwerkers en kan deze binnen redelijke termijn op schriftelijk verzoek (incl. via e-mail) bezorgen aan de verwerkingsverantwoordelijke. De verwerker brengt de verwerkingsverantwoordelijke op structurele basis op de hoogte wanneer deze lijst wijzigt. Deze informatieplicht is niet van toepassing voor de wijzigingen die van tijd tot tijd plaatsvinden bij de wijzigingen in de aanstelling van free-lance consultants die essentieel full-time voor de verwerker werken.

Het feit dat de verwerker zijn verbintenissen geheel of gedeeltelijk toevertrouwt aan derden ontheft hem niet van zijn verantwoordelijkheid ten opzichte van de verwerkingsverantwoordelijke. Deze laatste erkent geen enkele contractuele relatie met deze derden.

De verwerker zal zijn werknemers of onderaannemers de geheimhoudingsverplichting die op hem rust opleggen. Hij zal het bewijs van hun naleving hiervan ter beschikking houden van de verwerkingsverantwoordelijke.

10.5.3. Duplicatie en bewaring van gegevens

De verwerker mag van de ter beschikking gestelde gegevens geen kopie maken, behalve met het oog op een back-up, of tenzij dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de opdracht zoals omschreven in deze overeenkomst.

De verwerker zal de gegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor het verrichten van de diensten waarvoor ze ter beschikking worden gesteld en dit voor een termijn van maximaal 6 maanden na het stopzetten van de overeenkomst. Zijn de gegevens hierna niet meer nodig, dan zal de verwerker ze onherstelbaar uitwissen dan wel terugbezorgen aan de verwerkingsverantwoordelijke, dit conform de gemaakte afspraken in de SLA. Bij het ontbreken van een SLA wordt de termijn bepaald in onderling overleg.

Voor wat betreft het terugbezorgen van data na de stopzetting van de overeenkomst, wordt verduidelijkt dat het ter beschikking stellen van ruwe data (bv. Oracle, SQL) kosteloos is. Het overdragen van bewerkte data / servers is betalend in lijn met te maken of gemaakte afspraken.

De verwerker zal, na het einde van de verwerking, op verzoek van de verwerkingsverantwoordelijke onmiddellijk alle kopieën van de verwerkte persoonsgegevens en afgeleiden, afkomstig van de verwerkingsverantwoordelijke of verwerkt in opdracht van de verwerkingsverantwoordelijke, ter beschikking stellen en/of onherstelbaar vernietigen.

De verwerker zal de gegevens nooit opslaan op een locatie buiten de Europese Economische Ruimte of doorgeven aan landen buiten de Europese Economische Ruimte. Daarnaast zal de verwerker de gegevens niet opslaan op een locatie buiten het Belgische grondgebied, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de verwerkingsverantwoordelijke. De verwerkingsverantwoordelijke kan voorwaarden verbinden aan haar toestemming.

Op eventuele duplicaten van gegevens en hun afgeleiden zijn dezelfde beperkingen en verplichtingen van toepassing als op de originele gegevens.

10.6. Veiligheid

De verwerker zorgt voor een passende beveiliging van de persoonsgegevens die hij verwerkt. Dit omvat minstens de onderstaande elementen.

10.6.1. Toegang tot de gegevens

De verwerker garandeert dat de personen die in zijn naam en voor zijn rekening werken uitsluitend toegang hebben tot de gegevens die ze nodig hebben om hun taak of opdracht in het kader van deze overeenkomst uit te voeren. Dit geldt voor personeel, ingehuurd of tijdelijk personeel en eventuele derde partijen die rechtstreeks of onrechtstreeks betrokken zijn bij de uitvoering van de opdracht.

De verwerker voorkomt door middel van functiescheiding dat een combinatie van toegangsrechten kan leiden tot ongeautoriseerde handelingen en/of toegang tot gegevens.

De verwerker neemt maatregelen met betrekking tot de preventie en opsporing van fraude en elk ander oneigenlijk gebruik van of toegang tot systemen en netwerken.

Het netwerk en de informatiesystemen worden actief gemonitord en beheerd door de verwerker. Er is tevens een procedure beschikbaar om eventuele datalekken af te handelen. Onderdeel hiervan is het informeren van de verwerkingsverantwoordelijke.

De verwerker verstrekt op redelijk verzoek van de verwerkingsverantwoordelijke de nodige informatie over de mechanismen voor fysieke en/of elektronische toegang tot de systemen en gegevens van de verwerkingsverantwoordelijke. Deze mechanismen moeten een aantoonbaar veilige manier voorzien om toegang tot de gegevens te verschaffen.

De verwerker voorziet op redelijk verzoek van de verwerkingsverantwoordelijke een geactualiseerde lijst van het personeel, ingehuurd of tijdelijk personeel en eventuele derde partijen die rechtstreeks of onrechtstreeks betrokken zijn bij de uitvoering van de opdracht en de machtigingen die zij hebben met betrekking tot de verwerkte gegevens.

10.6.2. Incidenten melden

De verwerker verbindt zich er toe alle (pogingen tot) onrechtmatige of anderszins ongeautoriseerde verwerkingen of toegangen tot persoonsgegevens of andere vertrouwelijke gegevens te melden. De verwerker meldt dit onmiddellijk aan de verwerkingsverantwoordelijke, ten laatste 24 uur na het vaststellen van het incident. Daarnaast zal de verwerker alle redelijkerwijs benodigde maatregelen treffen om (verdere) schending van de beveiligingsmaatregelen te voorkomen of te beperken.

De verwerker zal in deze melding het volgende aangeven, voor zover beschikbaar:

aard van het incident
tijdstip van vaststelling
geïmpacteerde gegevens
direct genomen maatregelen om bijkomende schade te beperken
tijdstip van afsluiting van het incident
structureel genomen maatregelen ter voorkoming in de toekomst

Indien de informatie niet beschikbaar is, zal deze op een later tijdstip worden meegedeeld.

De verwerkingsverantwoordelijke zal datalekken die onder een wettelijke meldplicht vallen, melden bij de betreffende toezichthouder binnen de wettelijke voorziene tijdsspanne.

10.6.3. Sensibilisatie en opleiding van personeel met toegang tot gegevens

De verwerker verbindt zich ertoe de personen die onder zijn verantwoordelijkheid of gezag werken kennis te geven van:

bepalingen van de Wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.
elk voorschrift betreffende de bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens
enige ander voorschrift dat van toepassing is op de verwerking van gegevens in het kader van de opdracht waarop deze overeenkomst van toepassing is.

De verwerker brengt de verwerkingsverantwoordelijke op aanvraag schriftelijk (inclusief e-mail) op de hoogte van de precieze manier waarop hij deze verbintenis nakomt.

10.6.4. Minimale technische en organisatorische maatregelen

De verwerker waarborgt, voor zover dit technisch mogelijk is, de integriteit, de beschikbaarheid en de vertrouwelijkheid van alle gegevens die hij in het kader van dit contract bewerkt. Dit doet hij minstens door het implementeren en gebruiken van beveiligingstechnologieën en -technieken, die in overeenstemming zijn met de best practices in de industrie. Dit is inclusief mechanismen om kwetsbaarheden te detecteren en/of te identificeren en het tijdig doorvoeren van patches en/of updates.

De verwerker verzekert dat, voor zover hij redelijkerwijze hoort te weten, geen enkele uitrusting of software die hij in het kader van dit contract gebruikt een inbreuk maakt op het intellectuele eigendomsrecht van een derde (zoals het auteursrecht, octrooi, recht sui generis, merk, …)

De verwerker zal uiterlijk tegen 24 mei 2018 een functionaris voor gegevensbescherming aanwijzen en heeft tenminste een actueel veiligheidsbeleid en -plan dat jaarlijks wordt herzien.

Activiteiten die gebruikers uitvoeren met persoonsgegevens of afgeleiden worden vastgelegd in logbestanden. Hetzelfde geldt voor andere relevante gebeurtenissen, zoals pogingen om ongeautoriseerd toegang te krijgen tot persoonsgegevens en verstoringen die kunnen leiden tot wijziging of verlies van relevante gegevens.

De verwerker gebruikt vastgelegde procedures om de beschikbaarheid van informatie, software en andere bedrijfsmiddelen te waarborgen, inclusief de procedures ter borging van de beschikbaarheid tijdens de kritische momenten.

De verwerker voorziet een SLA in samenspraak met de verwerkingsverantwoordelijke waarin afspraken omtrent beschikbaarheid van de gegevens en van de relevante diensten worden gemaakt. Deze afspraken moeten duidelijk, ondubbelzinnig en bij voorkeur kwantificeerbaar zijn. De verwerker rapporteert hierover minstens 1 maal per jaar aan de verwerkingsverantwoordelijke.

10.7. Controlemogelijkheden

De verwerkingsverantwoordelijke heeft op elk ogenblik het recht om de naleving van deze overeenkomst te controleren. Daartoe heeft hij het recht om zich ter plaatse te begeven in de lokalen of plaatsen waar de verwerker de gegevensverwerking uitvoert of waar zij de relevante informatie in verband met dit controlerecht ter beschikking stelt. De verwerkingsverantwoordelijke zal de verwerker minstens tien (10) dagen voorafgaand aan het uitvoeren van de controle schriftelijk (inclusief e-mail) hierover inlichten. Een dergelijke audit zal niet vaker dan 1 keer per contractjaar plaatsvinden.

Op eenvoudig redelijk verzoek van de verwerkingsverantwoordelijke, is de verwerker ertoe gehouden alle redelijkerwijze verlangde informatie te verstrekken en bijstand te verlenen bij het uitvoeren van de audits.

In audits geconstateerde tekortkomingen worden door de verwerker opgepakt en omgezet tot een plan. Dit plan wordt binnen de termijn conform de afgesloten SLA op het vlak van incident- en changemanagement of, in geval er geen SLA van toepassing is, een redelijke termijn die in verhouding staat tot de ernst en de complexiteit van de vastgestelde tekortkoming ter beoordeling en goedkeuring aan de verantwoordelijke voor de verwerking aangeboden.

De verwerker draagt voor eigen rekening zorg voor de implementatie van de corrigerende maatregel en dit in overeenstemming met de timing die in het vooropgestelde plan (cfr. supra) is opgegeven, tenzij de partijen anders overeenkomen.

10.8. Start en einde overeenkomst

Deze overeenkomst treedt in werking na goedkeuring van de offerte. De overeenkomst wordt aangegaan voor de periode dat de overeenkomst voor verwerkingsactiviteiten door de verwerker van kracht is. Indien laatstgenoemde overeenkomst wordt beëindigd, eindigt ook de onderhavige overeenkomst met uitzondering van de geheimhouding, deze blijft van kracht na het overdragen of beëindigen van deze overeenkomst (zie punt 4).

Deze overeenkomst kan slechts met instemming van beide partijen worden gewijzigd en heeft eerst werking tussen beide partijen indien het schriftelijk is overeengekomen.

Elke partij kan de overeenkomst geheel of gedeeltelijk ontbinden indien de wederpartij toerekenbaar tekortschiet in de nakoming van deze overeenkomst en ook dertig (30) dagen na schriftelijke (inclusief e-mail) ingebrekestelling de tekortkoming niet is opgeheven, onverminderd het recht op schadevergoeding.

Als, na het einde van de overeenkomst, alle gegevens en databases zijn teruggegeven, stelt de verwerker onmiddellijk een einde aan elke verwerking van de gegevens en vernietigt hij (onherstelbaar) elke kopie en back-up (zie punt 5.3) van de gegevens die hij nog zou bezitten, tenzij dit contractueel anders overeengekomen wordt tussen de partijen. De verwerker bezorgt na de uitvoering van de vernietiging een ondertekende “Verklaring van vernietiging” aan de verwerkingsverantwoordelijke.

10.9. Verantwoordelijkheden en aansprakelijkheid van de partijen

De verwerker is verantwoordelijk voor de schade voortvloeiend uit het niet-nakomen van deze overeenkomst alsmede de krachtens de privacywet tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer gegeven voorschriften die van toepassing zijn op de verwerker, onverminderd de aansprakelijkheid op grond van andere regels, voor zover ontstaan door zijn werkzaamheid.

De aansprakelijkheid van de verwerker ten opzichte van de verwerkersverantwoordelijke is evenwel beperkt tot maximaal het bedrag dat het equivalent is van 6 maanden dienstverlening met betrekking tot de diensten waarop de inbreuk betrekking heeft. De verwerker is niet aansprakelijk voor onrechtstreekse of gevolgschade, waaronder (doch niet beperkt tot) verlies van winst, verlies van omzet, verlies van kans en verlies van goodwill.

De verwerker zal op geen enkele wijze aansprakelijk zijn voor schade die voortvloeit uit instructies van de verwerkingsverantwoordelijke. Indien de verwerkingsverantwoordelijke door een betrokkene wordt aangesproken met betrekking tot schadevergoeding, zal de verwerker tussenkomen in de procedure. Indien de verwerkingsverantwoordelijke aansprakelijk wordt gehouden, kan deze op de verwerker verhaald worden indien de verwerker toerekenbaar is tekortgeschoten in de naleving van deze overeenkomst en de krachtens de privacywet gegeven voorschriften binnen de beperkingen voorzien in dit artikel.

10.10. Geschillen

Alle geschillen, verband houdend met de uitvoering van deze overeenkomst, zullen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar de verwerkingsverantwoordelijke is gevestigd. Op deze overeenkomst is Belgisch recht van toepassing.

10.11. Slot

Bij goedkeuring van de offerte, verklaart de verwerker zich akkoord bovenstaande maatregelen te respecteren en ook op te leggen aan de medewerkers van zijn organisatie en aan iedereen die hij desgevallend inschakelt in het kader van de uitvoering van deze overeenkomst.

Hij beseft dat zijn organisatie verantwoordelijk kan gesteld worden voor misbruik of nalatigheid van zijn werknemers.

10.12. Bijlage

Categorie betrokkenen

Gegevens van individuele personen
Werknemers van klanten
Werknemers van organisaties

Categorie persoonsgegevens

Naam, voornaam, adres, telefoonnummer
Elektronische locatiegegevens (GSM-GPS)
Biometrische persoonsgegevens
Persoonlijke kenmerken (leeftijd, geslacht, burgerlijke staat, ...)
Financiële bijzonderheden
Fysieke gegevens
Leefgewoonten
Psychische persoonsgegevens
Samenstelling van gezin
Vrijetijdsbesteding en interesses
Lidmaatschappen
Strafrechtelijke gegevens
Consumptiegewoonten
Woningkenmerken
Gegevens betreffende de fysieke gezondheid
Gegevens betreffende de mentale gezondheid
Opleiding en vorming
Beroep en betrekking
Rijksregisternummer/identificatienummer sociale zekerheid
Gegevens over het seksuele leven
Politieke opvattingen
Lidmaatschap van vakvereniging
Filosofische of religieuze overtuigingen
Beeldopnamen
Geluidsopnamen

Voor Vanden Broele fungeert Ann Mistiaen als DPO: dpo@vandenbroele.be.

11. Contact

Hebt u vragen of opmerkingen over de bepalingen op deze webpagina? Vanden Broele is steeds bereikbaar via volgende contactgegevens:

Vanden Broele
Stationslaan 23, 8200 Brugge
T. 050 64 28 00 | F. 050 64 28 08
contact@vandenbroele.be