Privacy.

Deze verklaring beschrijft hoe Vanden Broele NV, met maatschappelijke zetel te Lieven Bauwensstraat 35, 8200 Brugge, ondernemingsnummer 0451.355.351 (“Wij”), jouw persoonsgegevens verwerkt in de context van haar activiteiten.

Wij streven ernaar je persoonsgegevens te verwerken in overeenstemming met Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming).

In de context van onze activiteiten verwerken wij jouw persoonsgegevens voor verschillende doeleinden, hierna beschreven. De juridische grondslag waarop wij ons beroepen is telkenmale aangegeven bij de verwerking.

Indien de grondslag contractuele noodzaak of wettelijke verplichting is, dan dienen de persoonsgegevens verstrekt te worden om de uitvoering van de overeenkomst mogelijk te maken, dan wel om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

Soms worden je persoonsgegevens verkregen bij derden. Dit staat aangegeven waar dit van toepassing is.

Doeleinden

Klanten- en prospectenbeheer (contractuele noodzaak)

Wanneer je producten bij ons afneemt, verwerken wij persoonsgegevens ter voorbereiding, uitvoering en opvolging van je aankoop.

Ook bij het invullen van contactformulieren (door betrokkenen) op de commerciële sites worden deze gegevens bijgehouden voor prospectenbeheer (vb. om een offerte te kunnen opmaken).

De volgende persoonsgegevens worden verwerkt in het kader van klantenbeheer:

• Identificatiegegevens;
• Functie (in functie van af te leveren attesten na volgen opleiding);
• Financiële bijzonderheden (betalingsgegevens).

Leveranciersbeheer (contractuele noodzaak)

Wanneer je leverancier voor ons bent, verwerken wij persoonsgegevens ter voorbereiding, uitvoering en opvolging van je goederen als leverancier.

De volgende persoonsgegevens worden verwerkt in het kader van leveranciersbeheer:

• Identificatiegegevens;
• Financiële bijzonderheden (betalingsgegevens, BTW-nummer);
• Opleiding en vorming;
• Beroep en betrekking.

In de context van leveranciersbeheer verkrijgen wij soms persoonsgegevens van je werkgever of vanuit je organisatie.

Auteursbeheer (contractuele noodzaak)

Indien je hebt meegewerkt als auteur (editor/illustrator/schrijver/copywriter/fotograaf) aan één van de werken die wij uitgeven, kunnen wij in het kader van jouw recht op naamsvermelding en opvolging van betalingen bepaalde persoonsgegevens verwerken.

De volgende persoonsgegevens worden verwerkt in het kader van auteursbeheer:

• Identificatiegegevens;
• Gegevens over bijdrage die auteur heeft geleverd (vb. titel van het boek, functie van de auteur,…);
• Financiële bijzonderheden (betalingsgegevens);
• Rijksregister (wettelijke verplichting in functie van aangifte roerende voorheffing en jaarlijkse fiscale fiches).

Je gegevens kunnen onrechtstreeks verkregen worden, wanneer je als auteur wordt aanbevolen bij ons.

Sprekersbeheer (contractuele noodzaak)

Indien je hebt meegewerkt als spreker aan één van de opleidingen die wij organiseren, kunnen wij in het kader van je recht op naamsvermelding en opvolging van betalingen bepaalde persoonsgegevens verwerken.

De volgende persoonsgegevens worden verwerkt in het kader van sprekersbeheer:

• Identificatiegegevens;
• Gegevens over bijdrage die spreker heeft geleverd (vb. titel van de opleiding, functie van de spreker,…);
• Financiële bijzonderheden (betalingsgegevens);
• Rijksregister (wettelijke verplichting in functie van jaarlijkse fiscale fiches).

Je gegevens kunnen onrechtstreeks verkregen worden, wanneer je als spreker wordt aanbevolen bij ons.

(Direct) marketing en communicatie (gerechtvaardigde belangen, nl. de vrijheid van ondernemen) (toestemming)

Wij kunnen onze klanten of andere personen die interesse tonen in onze onderneming persoonlijk informeren over onze activiteiten. Al dan niet voormalige leden, tijdschriftabonnees en prospecten kunnen gecontacteerd worden in het kader van een hernieuwing of het aangaan van een lidmaatschap of abonnement op een product/applicatie. We sturen daarnaast ook nieuwsbrieven naar de personen die inschrijven voor onze mailinglist en naar onze bestaande klanten/deelnemers opleidingen. Bestaande of voormalige partners en prospecten kunnen gecontacteerd worden met het oog op een (verdere) samenwerking

De volgende gegevens kunnen worden verwerkt in het kader van direct marketing:

• Identificatiegegevens;
• Persoonlijke kenmerken;
• Consumptiegewoonten (informatie over lidmaatschap, deelname aan activiteiten,..);
• Gegevens over eerdere aankopen; 
• Interesses (aangegeven bij inschrijving nieuwsbrief).

Partners en sponsors (contractuele noodzaak)

In het kader van de overeenkomsten (o.a. evenementen en advertenties) die wij aangaan met partners en sponsors verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Identificatiegegevens;
• Financiële bijzonderheden (betalingsgegevens).

Publicaties in geschreven media (gerechtvaardigde belangen, nl. de vrijheid van ondernemen) (toestemming)

Vanden Broele verwerkt persoonsgegevens in het kader van de productie (inhoud) van geschreven media (online dan wel in tijdschriften of nieuwsbrieven). Onze geschreven media kunnen persoonsgegevens bevatten die geplaatst worden in het kader van:

• Journalistieke activiteiten: allerlei types van persoonsgegevens mogelijk (op grond van journalistieke doeleinden en academische, artistieke of literaire uitdrukkingsvormen);
• Informatieverschaffing: allerlei types van persoonsgegevens mogelijk, zoals bijvoorbeeld contactgegevens van personen die gespecialiseerde bijstand verlenen (met name informatieverschaffing en het eventueel verlenen van bijstand;
• Sponsoring en publiciteit: identificatiegegevens en enige andere types van persoonsgegevens die zijn opgenomen in advertenties (op grond van contractuele noodzaak);
• Varia: publicatie van interviews, foto’s, beelden en andere gegevens (bijvoorbeeld van onze leden) waarvoor we over de rechten beschikken om ze te publiceren (op grond van de gerechtvaardigde belangen die wij hebben om portretrechten, intellectuele eigendomsrechten en andere rechten of licenties waarover wij beschikken te exploiteren).

De naleving van onze wettelijke verplichtingen (wettelijke verplichting)

In het kader van wettelijke verplichtingen die op ons rusten, kan het noodzakelijk zijn bepaalde persoonsgegevens te verwerken.

Wij verwerken volgende persoonsgegevens ter naleving van wettelijk verplichtingen:

• Identificatiegegevens;
• Financiële bijzonderheden (betalingsgegevens);
• Rijksregister (alleen voor auteurs met Belgische nationaliteit, nodig voor aangifte roerende voorheffing en jaarlijkse fiscale fiche).

Klachten- en geschillenbeheer (gerechtvaardigde belangen, nl. de opvolging van geschillen en de vrijheid van ondernemen).

Indien er klachten of geschillen zijn kan het noodzakelijk zijn bepaalde persoonsgegevens te verwerken.

De volgende gegevens kunnen worden verwerkt in het kader van klachten- en geschillenbeheer:

• Identificatiegegevens;
• Bijkomende gegevens die je overmaakt in het kader van een klacht of geschil of waarover we reeds beschikken en die noodzakelijk zijn ter opvolging van de klacht en/het geschil

Reporting ter continue verbetering van de producten van Vanden Broele (gerechtvaardigde belangen, nl. de vrijheid van ondernemen)

Wij willen de klanten en gebruikers van onze producten en applicaties een voortdurend geoptimaliseerd product kunnen aanbieden. Om hierop te kunnen inspelen verwerken wij beperkte (persoons)gegevens. Bovendien willen we hier ook transparant zijn tegenover de gebruikers en zullen zij hierover geïnformeerd worden bij het gebruik van de applicatie.

We kunnen hier duidelijk aangeven dat we een beperkte verwerking doen van persoonsgegevens, die bovendien zoveel mogelijk geanonimiseerd worden en geaggregeerd worden.

Wij verwerken volgende (persoons)gegevens op grondslag van gerechtvaardigd belang:

• Identificatiegegevens;
• Bijkomende gegevens die de gebruiker tijdens het gebruik van de applicatie aangeeft zoals vb. zoektermen, zoekresultaten, veel/weinig gebruikte functionaliteiten etc.)

Bewaartermijn

De bewaartermijn van persoonsgegevens is beperkt tot:

• Klanten- en prospectenbeheer: in boekhouding wettelijk verplicht tot 7 jaar na einde overeenkomst, klanten opleiding, tot 10 jaar na einde overeenkomst (in functie van de KMO-portefeuille-audit).
• Leveranciersbeheer: 10 jaar na het einde van de overeenkomst; in andere gevallen wettelijke boekhoudingsverplichting van 7 jaar.
• Auteursbeheer: 10 jaar na het einde van de overeenkomst (contract), in andere gevallen wettelijke boekhoudingsverplichting van 7 jaar.
• Sprekersbeheer: 10 jaar na het einde van de overeenkomst (contract), in andere gevallen wettelijke boekhoudingsverplichting van 7 jaar.
• Direct marketing en communicatie: 3 jaar na het laatste betekenisvolle contact.
• Partners en sponsors: 10 jaar na het einde van de overeenkomst; in andere gevallen wettelijke boekhoudingsverplichting van 7 jaar.
• Publicaties in geschreven media: actieve verwerking gedurende de periode waarvoor Vanden Broele over publicatierechten beschikt. Nadien worden de geschreven media (waarin persoonsgegevens zijn opgenomen) gearchiveerd (verwerking voor journalistieke doeleinden en ten behoeve van academische, artistieke of literaire uitdrukkingsvormen).
• De naleving van onze wettelijke verplichtingen: bewaring conform de wettelijke bewaartermijn.
• Klachten- en geschillenbeheer: zolang nuttig ter opvolging van de klacht, geschil, rekening houden met de wettelijke verjaringstermijn.
• Reporting ter verbetering van onze producten: 2 jaar na registratie.

Uw persoonsgegevens worden onder bepaalde omstandigheden (en volgens verwerking en hoedanigheid) aan een beperkt aantal partijen gedeeld:

• Betrokkenen (volgens verwerking en hoedanigheid);
• Andere entiteiten binnen Vanden Broele;
• Overheidsdiensten (in de context van wettelijke verplichtingen);
• Commerciële partners waarmee wij samenwerken met het oog op het organiseren en commercialiseren van conferenties en seminaries;
• Technische verwerkers in de context van hun dienstverlening aan ons (vb. hosting van applicatie);
• Banken, verzekeringsmaatschappijen en andere partners voor het verrichten van betalingen;
• Professionele raadgevers, advocaten en gerechtsdeurwaarders voor zover noodzakelijk voor hun bijstand.

Beveiliging van de verwerkingen

We hebben een passende bescherming uitgewerkt voor de persoonsgegevens die wij verwerken.

Geen enkel informatiesysteem kan 100% veiligheid garanderen. Wij streven ernaar de veiligheid van onze systemen continu te verbeteren. Jij hebt ook een belangrijke rol in de veiligheid van je persoonsgegevens door o.a. je accountgegevens vertrouwelijk te houden en afdoende te beveiligen.

Je rechten

De Algemene Verordening Gegevensbescherming kent jou een aantal rechten toe met betrekking tot je persoonsgegevens:

• Het recht op toegang tot en verbetering van je persoonsgegevens;
• Het recht om je te verzetten tegen de verwerking van je persoonsgegevens voor doeleinden van direct marketing en het algemeen recht van verzet op grond van omstandigheden eigen aan je specifieke situatie;
• Het recht op beperking van de verwerking van je persoonsgegevens en het recht op gegevenswissing (“recht op vergetelheid”);
• Het recht om je toestemming op elk ogenblik in te trekken;
• Het recht op gegevensoverdraagbaarheid;
• Het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder (in België is dit de Gegevensbeschermingsautoriteit).

De uitoefening van deze rechten kan onderworpen zijn aan wettelijke voorwaarden. Dit betekent dat je je, afhankelijk van je concrete situatie, wel of niet op bepaalde van deze rechten kan beroepen. In het bijzonder wensen wij je te wijzen op de toepasselijke uitzonderingsbepalingen met betrekking tot verwerkingen voor journalistieke doeleinden en ten behoeve van academische, artistieke of literaire uitdrukkingsvormen.

Indien wij redelijke twijfel hebben omtrent je identiteit, behouden wij ons het recht voor je identiteit te controleren.

Indien je een klacht wenst in te dienen, dan verzoeken wij je om alsnog eerst contact met ons op te nemen, teneinde een snelle minnelijke oplossing te vinden.

Contact

Je kan steeds contact met ons opnemen via onderstaande contactgegevens:

Email: dpo@vandenbroele.be

Adres: Vanden Broele NV, Lieven Bauwensstraat 35, 8200 Brugge

Wijzigingen

Wij behouden het recht voor om deze verklaring van tijd tot tijd aan te passen, in welk geval wij de gewijzigde versie op onze website zullen publiceren. Gelieve op regelmatige basis deze privacyverklaring te bekijken, zodat je steeds over de meest recente versie beschikt. In geval van wezenlijke wijzigingen, die op jou betrekking hebben, stellen wij je daarvan tevens per e-mail in kennis.